Privacyverklaring

Veenstra IT, De Beek 8a, 3871 MS Hoevelaken, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90843355. Veenstra IT is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en via de reparatie binnenkomen. Je bereikt ons op 033 781 1000 of via info@veenstra-it.nl.

• Via de afsprakenplanner: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, je omschrijving van de klacht en het gekozen moment. Laat je het apparaat ophalen, dan ook je adres.
• Via het contactformulier: je naam, e-mailadres, je bericht en, als je dat invult, je telefoonnummer.
• Gegevens op je apparaat, zolang het bij ons in reparatie is. Daarover gaat een apart stuk hieronder.
• Gegevens voor de factuur en de betaling.
• Bij een verstuurde aanvraag: het tijdstip, een kenmerk van de aanvraag, je IP-adres, je e-mailadres en of het versturen lukte. Die gegevens komen in een logboek op onze server.
• Bezoekcijfers van de website, zonder cookies en zonder je IP-adres op te slaan. Zie het stuk over bezoekcijfers.

We vragen niet naar gegevens over je gezondheid, geloof of andere bijzondere persoonsgegevens. Zet je die zelf in een bericht, dan gebruiken we ze alleen om je vraag te beantwoorden.

• Je aanvraag behandelen, een afspraak inplannen, je apparaat ophalen en terugbrengen, het onderzoek en de reparatie uitvoeren en je daarover bellen of mailen. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst, of de stappen die we op jouw verzoek zetten voordat er een overeenkomst is (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Een vraag via het contactformulier beantwoorden. Grondslag: dezelfde als hierboven, of ons gerechtvaardigd belang om vragen te kunnen beantwoorden (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Factureren en de administratie bijhouden. Grondslag: een wettelijke plicht, de fiscale bewaarplicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
• Het logboek van aanvragen: een storing terugvinden, kunnen aantonen dat een aanvraag echt is en misbruik tegengaan. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• De bezoekcijfers: zien welke pagina's gelezen worden, zodat we de site kunnen verbeteren. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

We gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.

Plan je een afspraak, dan komt het gekozen moment met je gegevens in de agenda van Veenstra IT in Nextcloud. Daarnaast maken we een melding aan in ServiceHub, ons eigen klantsysteem, waarin we de reparatie bijhouden. Ook krijgen we een e-mail op info@veenstra-it.nl met dezelfde gegevens, zodat een aanvraag niet verloren gaat als een van die systemen even niet werkt. Berichten via het contactformulier komen in ServiceHub en in dezelfde mailbox terecht.

De agenda, ServiceHub, de e-mail en deze website draaien op eigen servers van Veenstra IT in Nederland, in eigen beheer. Ze staan niet bij een clouddienst van een andere partij.

De planner zoekt je adres niet op bij een externe dienst. Je adres gaat alleen naar onze eigen agenda, ServiceHub en de mail aan info@veenstra-it.nl.

Om te voorkomen dat iemand de planner of het formulier geautomatiseerd misbruikt, houdt de server per bezoeker een teller bij. Die teller verloopt binnen enkele uren.

Als je laptop of pc bij ons in de werkplaats is, kunnen we in principe bij de bestanden die erop staan. We bekijken alleen wat nodig is voor de reparatie. Moeten we controleren of bestanden nog te openen zijn, dan openen we een map of een los bestand en verder niets.

We maken geen kopie van je bestanden, tenzij je daar zelf om vraagt of de reparatie het nodig maakt. Is een kopie nodig, bijvoorbeeld omdat Windows opnieuw geïnstalleerd moet worden, dan zeggen we dat vooraf. Zo'n tijdelijke kopie blijft in onze eigen werkplaats en gaat niet naar een andere partij.

Hebben we je wachtwoord nodig om te testen of het apparaat goed werkt, dan vragen we erom. We gebruiken het alleen voor de reparatie en bewaren het niet langer dan daarvoor nodig is. [TE BEPALEN: waar een wachtwoord tijdens de reparatie wordt genoteerd, bijvoorbeeld in ServiceHub, en wanneer het daar wordt verwijderd.] Je kunt het wachtwoord na de reparatie zelf veranderen.

Is een opslagschijf zo beschadigd dat gespecialiseerd dataherstel nodig is, dan kan de schijf naar Ontrack gaan. Dat gebeurt nooit zonder dat we het eerst met je hebben besproken.

Onze eigen server telt hoeveel mensen de site bezoeken en welke pagina's zij lezen. Er zit geen cookie onder en er gaat niets naar Google of een andere partij. Om verschillende bezoekers te kunnen tellen, maakt de server van je IP-adres en je browser een onomkeerbare code, samen met een geheim dat elke dag verandert. Je IP-adres zelf wordt daarbij niet opgeslagen, en de volgende dag ben je een ander getal. Wat er precies wordt geteld, staat op de pagina over cookies.

• Afspraak- en contactgegevens, en wat we over de reparatie noteren: twee jaar na afronding van de reparatie of na ons laatste contact. Zo weten we bij een vervolgvraag wat we eerder hebben gedaan.
• Factuur- en administratiegegevens: zeven jaar, zoals de Belastingdienst voorschrijft.
• Tijdelijke kopieën van bestanden die voor een reparatie nodig waren: we verwijderen ze binnen dertig dagen nadat je je apparaat terug hebt. Wil je dat het eerder gebeurt, zeg het, dan doen we het meteen.
• Het logboek van aanvragen: regels ouder dan negentig dagen worden opgeruimd.
• De teller tegen misbruik: hooguit enkele uren.
• De bezoekcijfers: hooguit 400 dagen. Het dagelijkse geheim waarmee de bezoekerscode wordt gemaakt, wordt na die dag weggegooid.

Bijna alles blijft op onze eigen servers. Buiten Veenstra IT gaan gegevens alleen naar:

• onze boekhouder, voor de facturen;
• Ontrack, alleen als een opslagschijf gespecialiseerd dataherstel nodig heeft en je daar vooraf mee hebt ingestemd.

Met partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst. Gegevens gaan niet naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. [TE BEPALEN: controleren of dit ook geldt voor Ontrack als een schijf naar hun lab gaat.] Vraagt een instantie op grond van de wet om gegevens, dan moeten we daaraan meewerken.

De website en de formulieren werken via een versleutelde verbinding. Onze systemen staan op servers die we zelf beheren, en alleen medewerkers van Veenstra IT die de gegevens voor hun werk nodig hebben, kunnen erbij. Apparaten van klanten blijven in de werkplaats tot ze worden teruggebracht of opgehaald.

Veel aanvragen komen van een zoon of dochter die de reparatie voor een ouder regelt. Vul je daarbij het adres of telefoonnummer van die ander in, laat diegene dan weten dat je dat doet en dat deze privacyverklaring ook voor hem of haar geldt.

Je mag de gegevens die we van je hebben inzien, laten corrigeren of laten verwijderen. Je kunt vragen de verwerking te beperken, bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en je gegevens laten overdragen. Heb je ergens toestemming voor gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@veenstra-it.nl of bel 033 781 1000. We reageren binnen een maand, zoals de wet voorschrijft. Soms vragen we je eerst aan te tonen wie je bent.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, bel of mail ons dan eerst. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Laatst bijgewerkt: 23 september 2026